榆林市工商联文书档案管理制度
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一、档案管理
（一）为加强榆林市工商联（以下简称“本会”）档案管理工作，使本会档案更好地为机关工作服务，依据《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和榆林市有关档案管理办法，制定本规则。
（二）档案是记载、反映机关各项工作的重要凭证，是维护本会历史真实面貌的一项重要工作。凡机关在各种会议及各项工作、活动中形成的各种载体的档案均由机关档案室集中统一管理，任何科室和个人不得据为己有或拒绝归档。
（三）单位设立相对稳定的兼职档案员，负责本部门文书立卷、归档工作。
二、文件材料归档范围和文书档案保管期限
（一）本会机关文件材料归档范围：
1、反映本会主要职能活动和基本历史面貌的，对本会工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、本会工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本会需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本会工作具有查考价值的文件材料。
（二）本会机关文件材料不归档范围：
1、上级机关的文件材料中，不需本会机关办理的普发性文件材料，任免、奖惩非本会机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本会机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本会机关负责人兼任外单位职务形成的与本会机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料和不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。
（三）凡属本会归档范围的文件材料，必须按有关规定向本会档案部门移交。
（四）本会文书档案的保管期限规定为永久、定期二种。定期一般分为30年和10年。
（五）本会永久保管的文书档案主要包括：
1、本会制定的法规政策性文件材料。
2、本会职能活动中形成的重要业务文件材料。
3、本会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。
4、本会关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等文件材料。
5、本会机构演变、人事任免等文件材料。
6、本会房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。
7、上级机关制发的属于本会主管业务的重要文件材料。
8、同级以及有业务关系的其他部门关于重要业务问题的来函、请示以及本会对其的复函、批复等文件材料。
（六）本会定期保管的文书档案主要包括：
1、本会职能活动中形成的一般性业务文件材料。
2、本会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。
3、本会人事管理工作形成的一般性文件材料。
4、本会一般性事务管理文件材料。
5、本会关于一般性问题的请示以及上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等文件材料。
6、上级机关制发的属于本会主管业务的一般性文件材料。
7、上级机关和同级机关制发的非本会主管业务但需要贯彻执行的文件材料。
8、同级以及有业务关系的其他部门关于一般性业务问题的来函、请示以及本会对其的复函、批复等文件材料。
（七）本会形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
（八）本会对应归档电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、报批专用纸、文件处理单等，应与文件正本、定稿一并归档。
（九）本会与其他单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办部门归档，其他部门保存复印件或副本。
三、档案保密制度
(一)根据《中华人民共和国保密法》的规定：国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。本机关收到的发文机关指定为绝密、机密、秘密的文件、资料和本机关确定的密级文件资料均为国家秘密。
(二)机关工作人员必须遵守下列保密守则：
1、不该说的机密，绝对不说；
2、不该问的机密，绝对不问；
3、不该看的机密，绝对不看；
4、不该记录的机密，绝对不记录；
5、不在非保密本上记录机密；
6、不在私人通信中涉及机密；
7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；
8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；
10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
(三)有密级的文件、资料一般不准外借，如因工作需要确需借阅，应经办公室领导同意，并办理登记手续。
(四)密级档案不得任意复制、翻印，因特殊情况需要复制、翻印的，须经办公室领导同意，并办理登记手续。
(五)不准在档案室内拍照，不准把与工作无关的人员带进档案室。
(六)发生漏密、失密、泄密、窃密事件应及时向办公室领导报告。
四、档案人员岗位责任制
（一）热爱档案工作，为档案事业尽职尽责。
（二）努力钻研业务，掌握文书档案分类、组卷、保护和管理等知识和技术。
（三）做好本机关立卷归档工作，把所要归档的档案材料收集齐全，做到科学保管，查找方便，努力实现档案工作管理的标准化、规范化。
（四）坚持原则，保守机密，不得把档案资料擅自带离岗位或给无关人员抄阅，不随便谈论机密事宜。做到不失密、不泄密。
（五）热情接待档案利用人员，为查档者提供方便，提供档案材料努力做到迅速、准确。
五、档案库房管理制度
（一）库房应由专人管理，非专管人员不得擅自进入库房。
（二）库房必需做好防火、防盗、防尘、防虫、防光、防潮、防霉、防高温等工作，做到档案的材料无霉变、无虫蛀。
(三)库房内禁止吸烟、不准堆放杂物，严禁将易燃易爆物品带进库内，注意库房整洁。
（四）经常检查库内电源线路及其它设施，及时排除各种隐患。
（五）档案分类存放、排列整齐，并编上号码，保持库内清洁卫生。
（六）库房、档案柜随开随关，人离落锁，确保库房安全。
（七）对库内档案进行定期检查，发现问题，及时汇报，及时解决。
六、档案（资料）借（查）阅制度
（一）本机关工作人员借（查）阅档案，应办理登记手续。
（二）组织、干部档案，只限于形成档案的党组成员和组织人事干部借阅，并按规定办理登记手续。
（三）档案室档案主要供本机关使用，一般不对外，特殊情况外单位须查阅本机关档案时，须持借阅单位介绍信，明确借阅范围内容，经秘书长或办公室负责人批准方可查阅，并只限在档案阅览室内查阅。
（四）机关内部借阅档案一般不得超过三卷，时间不超过半个月，到期须继续留用者，应办理续借手续。
（五）借阅人应爱护档案，保护档案原貌，严禁在档案材料上划线、打勾、加批、涂改，不得折卷或撕剪档案。
（六）不得擅自拆卷、翻印档案，如因工作需要拆卷、翻印档案的，必须经办公室负责人批准，并办理登记手续。
（七）借阅人应保守党和国家的机密，档案内容不得外传，档案不得转借。
（八）借阅人阅卷时禁止吸烟，以免烧毁档案材料。
（九）案卷归还时，收卷人应当面检查无误后进行归案。发现有缺页，缺卷时，应立即查问，如因此导致不良后果，应按照《档案法》规定，追究借阅人的责任。
七、档案销毁制度
（一）失去保存价值的档案材料，必须按有关规定定期进行销毁。
（二）销毁的档案材料，必须要经过认真鉴定。销毁档案材料需登记造册，经批准后，由办公室2人以上护送到指定地点进行监销。
八、立卷归档制度
（一）归档范围：凡本机关工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、材料和其他有关资料，均应分别整理并立卷归档。
文书归档主要有：
1、本机关工作活动形成的各类文件、简报、计划、总结、工作要点、记事、重要信函、会议记录，本会领导讲话稿等材料；
2、会议材料。主要是领导参加全联、省联和上级有关部门会议带回来的文件、材料等；
3、市领导在上级或下级来文的批示意见；
4、上级机关及市有关部门制定的与本会工作有一定关系的文件、材料；
5、组织人事工作方面的有关材料，如报表、统计表等；
6、本机关机构设置、人员编制、干科任免、调动和科室机构调整的有关文件、材料；
7、本机关宣传、教育、外联、经济、会员工作中所形成的文件、材料等；
8、工会、妇女小组有关工作计划、总结等文件、材料。
9、本会重要活动中市级及本会领导有关照片等声像材料。
（二）归档立卷要求：
1、应将归档文件材料收集齐全、完整；
2、分类清楚、组卷科学、合理，保持文件的相互联系，能反映机关活动的本来面貌；
3、划清保管期限；
4、案卷标题简明确切；
5、卷内文件排列有条理，填写好卷内目录及备考表；
6、封面整齐，字迹工整，装订结实、美观；
7、拆除金属物，编写卷号；
8、写好案卷序言。
（三）归档时间：
文书档案在次年上半年底移交并立卷归档，其他有保存价值的资料如照片等每年年底移交一次，次年10月底前整理归档。
（一）为加强榆林市工商联（以下简称“本会”）档案管理工作，使本会档案更好地为机关工作服务，依据《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和榆林市有关档案管理办法，制定本规则。
（二）档案是记载、反映机关各项工作的重要凭证，是维护本会历史真实面貌的一项重要工作。凡机关在各种会议及各项工作、活动中形成的各种载体的档案均由机关档案室集中统一管理，任何科室和个人不得据为己有或拒绝归档。
（三）单位设立相对稳定的兼职档案员，负责本部门文书立卷、归档工作。
二、文件材料归档范围和文书档案保管期限
（一）本会机关文件材料归档范围：
1、反映本会主要职能活动和基本历史面貌的，对本会工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、本会工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本会需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本会工作具有查考价值的文件材料。
（二）本会机关文件材料不归档范围：
1、上级机关的文件材料中，不需本会机关办理的普发性文件材料，任免、奖惩非本会机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本会机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本会机关负责人兼任外单位职务形成的与本会机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料和不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。
（三）凡属本会归档范围的文件材料，必须按有关规定向本会档案部门移交。
（四）本会文书档案的保管期限规定为永久、定期二种。定期一般分为30年和10年。
（五）本会永久保管的文书档案主要包括：
1、本会制定的法规政策性文件材料。
2、本会职能活动中形成的重要业务文件材料。
3、本会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。
4、本会关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等文件材料。
5、本会机构演变、人事任免等文件材料。
6、本会房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。
7、上级机关制发的属于本会主管业务的重要文件材料。
8、同级以及有业务关系的其他部门关于重要业务问题的来函、请示以及本会对其的复函、批复等文件材料。
（六）本会定期保管的文书档案主要包括：
1、本会职能活动中形成的一般性业务文件材料。
2、本会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。
3、本会人事管理工作形成的一般性文件材料。
4、本会一般性事务管理文件材料。
5、本会关于一般性问题的请示以及上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等文件材料。
6、上级机关制发的属于本会主管业务的一般性文件材料。
7、上级机关和同级机关制发的非本会主管业务但需要贯彻执行的文件材料。
8、同级以及有业务关系的其他部门关于一般性业务问题的来函、请示以及本会对其的复函、批复等文件材料。
（七）本会形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
（八）本会对应归档电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、报批专用纸、文件处理单等，应与文件正本、定稿一并归档。
（九）本会与其他单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办部门归档，其他部门保存复印件或副本。
三、档案保密制度
(一)根据《中华人民共和国保密法》的规定：国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。本机关收到的发文机关指定为绝密、机密、秘密的文件、资料和本机关确定的密级文件资料均为国家秘密。
(二)机关工作人员必须遵守下列保密守则：
1、不该说的机密，绝对不说；
2、不该问的机密，绝对不问；
3、不该看的机密，绝对不看；
4、不该记录的机密，绝对不记录；
5、不在非保密本上记录机密；
6、不在私人通信中涉及机密；
7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；
8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；
10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
(三)有密级的文件、资料一般不准外借，如因工作需要确需借阅，应经办公室领导同意，并办理登记手续。
(四)密级档案不得任意复制、翻印，因特殊情况需要复制、翻印的，须经办公室领导同意，并办理登记手续。
(五)不准在档案室内拍照，不准把与工作无关的人员带进档案室。
(六)发生漏密、失密、泄密、窃密事件应及时向办公室领导报告。
四、档案人员岗位责任制
（一）热爱档案工作，为档案事业尽职尽责。
（二）努力钻研业务，掌握文书档案分类、组卷、保护和管理等知识和技术。
（三）做好本机关立卷归档工作，把所要归档的档案材料收集齐全，做到科学保管，查找方便，努力实现档案工作管理的标准化、规范化。
（四）坚持原则，保守机密，不得把档案资料擅自带离岗位或给无关人员抄阅，不随便谈论机密事宜。做到不失密、不泄密。
（五）热情接待档案利用人员，为查档者提供方便，提供档案材料努力做到迅速、准确。
五、档案库房管理制度
（一）库房应由专人管理，非专管人员不得擅自进入库房。
（二）库房必需做好防火、防盗、防尘、防虫、防光、防潮、防霉、防高温等工作，做到档案的材料无霉变、无虫蛀。
(三)库房内禁止吸烟、不准堆放杂物，严禁将易燃易爆物品带进库内，注意库房整洁。
（四）经常检查库内电源线路及其它设施，及时排除各种隐患。
（五）档案分类存放、排列整齐，并编上号码，保持库内清洁卫生。
（六）库房、档案柜随开随关，人离落锁，确保库房安全。
（七）对库内档案进行定期检查，发现问题，及时汇报，及时解决。
六、档案（资料）借（查）阅制度
（一）本机关工作人员借（查）阅档案，应办理登记手续。
（二）组织、干部档案，只限于形成档案的党组成员和组织人事干部借阅，并按规定办理登记手续。
（三）档案室档案主要供本机关使用，一般不对外，特殊情况外单位须查阅本机关档案时，须持借阅单位介绍信，明确借阅范围内容，经秘书长或办公室负责人批准方可查阅，并只限在档案阅览室内查阅。
（四）机关内部借阅档案一般不得超过三卷，时间不超过半个月，到期须继续留用者，应办理续借手续。
（五）借阅人应爱护档案，保护档案原貌，严禁在档案材料上划线、打勾、加批、涂改，不得折卷或撕剪档案。
（六）不得擅自拆卷、翻印档案，如因工作需要拆卷、翻印档案的，必须经办公室负责人批准，并办理登记手续。
（七）借阅人应保守党和国家的机密，档案内容不得外传，档案不得转借。
（八）借阅人阅卷时禁止吸烟，以免烧毁档案材料。
（九）案卷归还时，收卷人应当面检查无误后进行归案。发现有缺页，缺卷时，应立即查问，如因此导致不良后果，应按照《档案法》规定，追究借阅人的责任。
七、档案销毁制度
（一）失去保存价值的档案材料，必须按有关规定定期进行销毁。
（二）销毁的档案材料，必须要经过认真鉴定。销毁档案材料需登记造册，经批准后，由办公室2人以上护送到指定地点进行监销。
八、立卷归档制度
（一）归档范围：凡本机关工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、材料和其他有关资料，均应分别整理并立卷归档。
文书归档主要有：
1、本机关工作活动形成的各类文件、简报、计划、总结、工作要点、记事、重要信函、会议记录，本会领导讲话稿等材料；
2、会议材料。主要是领导参加全联、省联和上级有关部门会议带回来的文件、材料等；
3、市领导在上级或下级来文的批示意见；
4、上级机关及市有关部门制定的与本会工作有一定关系的文件、材料；
5、组织人事工作方面的有关材料，如报表、统计表等；
6、本机关机构设置、人员编制、干科任免、调动和科室机构调整的有关文件、材料；
7、本机关宣传、教育、外联、经济、会员工作中所形成的文件、材料等；
8、工会、妇女小组有关工作计划、总结等文件、材料。
9、本会重要活动中市级及本会领导有关照片等声像材料。
（二）归档立卷要求：
1、应将归档文件材料收集齐全、完整；
2、分类清楚、组卷科学、合理，保持文件的相互联系，能反映机关活动的本来面貌；
3、划清保管期限；
4、案卷标题简明确切；
5、卷内文件排列有条理，填写好卷内目录及备考表；
6、封面整齐，字迹工整，装订结实、美观；
7、拆除金属物，编写卷号；
8、写好案卷序言。
（三）归档时间：
文书档案在次年上半年底移交并立卷归档，其他有保存价值的资料如照片等每年年底移交一次，次年10月底前整理归档。
